9 tips voor effectieve kwaliteitsverbetering
Kwaliteitsverbetering is het belangrijkste doel van een ISO 9001 kwaliteitsmanagementsysteem. Continu verbeteren en proces optimalisatie is dan ook belangrijk om je certificaat te behalen. Veel organisaties hebben moeite met het goed implementeren van kwaliteitsverbetering. In dit artikel geven we je 9 praktische tips om meer resultaat te behalen bij kwaliteitsverbetering.
Tip 1: Maak het melden van een afwijking niet te complex
Veel organisaties gebruiken uitgebreide formulieren om klachten of potentiële verbeteringen te registreren. Veel van de informatie dat in het bestand staat, is nog niet relevant of kost veel tijd om in te vullen. Dit maakt de drempel voor een medewerker, om een afwijking of potentiële verbetering te melden, groter. Om wel de gewenste gegevens te vergaren, is het effectiever om te werken met een kort formulier of een simpele mail. Het verzamelen van de details kan in een later stadium gedaan worden.
Tip 2: Werk met een centraal verbeterregister
Veel organisaties registreren potentiële verbeteringen in diverse losse formulieren en niet in een centraal register. Het nadeel hiervan is dat er geen totaaloverzicht is van de gebeurtenissen en een goede analyse moeizaam tot stand komt. Registreer daarom zoveel mogelijk gebeurtenissen in één centraal overzicht.
Tip 3: Analyseer de data die binnenkomt uit diverse bronnen
Kwaliteitsmanagement draait om conclusies te trekken uit gebeurtenissen die naar voren komen. Deze gebeurtenissen zijn vaak geen op zichzelf staande zaken, maar komen vaker dan één keer voor. Door de data die voortkomt uit klachten, klanttevredenheid, audits en meldingen van afwijkingen te bundelen, ontstaat er een overzicht met de belangrijkste verbeterpunten voor de organisatie. Door de data te analyseren kunnen er conclusies getrokken worden waar de pijnpunten van de organisatie zitten. Zo kan er prioriteit gesteld worden aan de punten die opgepakt moeten worden. Een centraal verbeterregister (te zien bij tip 2) helpt hier bij.
Tip 4: Besteed veel aandacht aan een goede oorzaakanalyse
Vaak los je het probleem op, maar is er niet goed gekeken naar de oorzaak. Het gevolg hiervan is dat het probleem later weer terug komt. Door te werken met een goede oorzaakanalyse, wordt de essentie van het probleem blootgelegd. De maatregelen die vast zijn gesteld zorgen ervoor dat het probleem zich niet herhaald.
De geanalyseerde data uit tip 3 kan eenvoudig worden gebruikt om de oorzaakanalyse te maken. Daarnaast zijn er verschillende methodes om een oorzaakanalyse tot stand te brengen. De bekendste vormen binnen kwaliteitsmanagement zijn ‘het visgraatdiagram’ en de ‘5x why’ methode. De laatste methode werkt zeer doeltreffend. Door niet alleen de waarom te stellen, maar deze meerdere keren te herhalen, wordt de daadwerkelijke oorzaak blootgelegd.
Tip 5: Voer een SWOT-Analyse uit op procesniveau
Wilt jouw organisatie proactief verbeteren? Leg dan verschillende interne en externe issues vast. Vaak wordt dit gedaan via de SWOT-Analyse. De gehele uitleg over de SWOT-Analyse en hoe je deze het beste maakt staat in hoofdstuk 4 van My ISO Genius ISO 9001.
De SWOT-Analyse kan daarnaast worden ingezet voor het verbeteren van processen. Je maakt de SWOT-Analyse dan op procesniveau. Je bekijkt de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen van het proces en er ontstaat een helder beeld. Niet alleen de punten die intern invloed hebben op het proces komen naar voren, ook de zaken die extern invloed hebben worden in kaart gebracht. Zo blijf je continu verbeteren.
Tip 6: Voer niet voor elk incident een uitgebreide oorzaakanalyse uit
Voor een goede oorzaakanalyse moet je tijd maken, maar kan ook onnodig voor extra tijd zorgen. Een belangrijke tip om efficiënt een goede oorzaakanalyse te maken, is om niet elk incident uitgebreid uit te lichten. Een van de belangrijkste redenen voor organisaties om niet diep in te gaan op de oorzaak, is ‘’dat er zo veel gebeurtenissen zijn’’. Vaak zijn deze gebeurtenissen incidenten. Als een gebeurtenis slechts één keer voorkomt, dan spreken we over een incident. De incidenten moeten wel opgelost worden, maar hoeven niet uitgebreid gekanaliseerd te worden. Tijdens de oorzaakanalyse van de gebeurtenissen is het verstandig om meerdere gebeurtenissen tegelijk te behandelen, dit bespaart tijd.
Tip 7: Kwaliteitsverbetering is een cultuur, dat vraagt om bewustzijn
Bij veel bedrijven zijn processen voor kwaliteitsverbetering aanwezig, vooral als de organisatie is gecertificeerd volgens ISO 9001. Vaak is weinig aandacht geweest om de noodzaak van kwaliteitsverbetering en de essentie van continue verbetering door te laten dringen binnen de gehele organisatie.
Belangrijk bij het doorvoeren van kwaliteitsverbetering is dat de juiste informatie naar alle medewerkers wordt gecommuniceerd. Goede informatie valt of staat echter met het bewustzijn van de medewerker.
Tip 8: Focus op verbetering tijdens de interne audits
Vaak worden interne audits gebruikt om vast te stellen wie zich aan de afgesproken manier van werken houdt of om te verifiëren dat de organisatie nog steeds voldoet aan de eisen van ISO 9001. Tijdens deze interne audits wordt er niet tot nauwelijks gekeken naar potentiële verbeterpunten.
Door te focussen wat er beter en efficiënter kan tijdens een interne audit, ontstaat er input om continu te blijven verbeteren. Daarnaast is het belangrijk om met een open blik de interne audit uit te voeren, zodat er ook nieuwe risico’s en kansen vast gesteld kunnen worden. Deze combinatie zorgt er voor het kwaliteitsmanagementsysteem steeds verbeterd.
Tip 9: Gebruik ISO 9001 als basis voor continue verbetering
Wil je in jouw organisatie een goed kwaliteitsmanagementsysteem implementeren? Gebruik dan ISO 9001 als basis voor continue verbetering. Deze norm is wereldwijd erkend en zorgt voor goede structuur.
