Goed voorbereiden op een audit

Audits zijn cruciaal om een certificaat te ontvangen en te behouden. Toch wordt het vaak ervaren als een spannend moment. Een goede voorbereiding is in deze ook het halve werk: het zorgt ervoor dat je vol zelfvertrouwen de audit in kunt.

Heb voldoende kennis van de eisen!

Daar begint het natuurlijk mee: zorg ervoor dat je genoeg kennis hebt en weet wat de eisen zijn waar jij dan wel jouw organisatie op worden geaudit. Heb je nog niet voldoende kennis? Dan lees jezelf in, bekijk een e learning of volg een training. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van wat er gevraagd wordt.

Bewustzijn in de organisatie

Een belangrijk punt wat nog vaak over het hoofd gezien wordt. Weet de organisatie waarop getoetst wordt? En waarom? Is men op de hoogte van wat de verwachting is. Als er wordt getoetst op kwaliteit van producten, maar niemand weet hoe, dan is er onvoldoende bewustzijn van de strategie, missie en visie. Zorg dat het team bewust en bekwaam is. Zo krijg je niet alleen het beste resultaat maar voelt de hele organisatie zich verantwoordelijk voor het resultaat.

Gedeelde verantwoordelijkheid

Dit punt sluit mooi aan bij het vorige punt, ‘Bewustzijn in de organisatie’. Hoe is het geregeld in jouw organisatie? Ligt alle verantwoordelijkheid bij een KAM Coördinator of bij een andere verantwoordelijke in de organisatie? Verdeel de verantwoordelijkheden, je hoeft het niet allemaal alleen te doen. Door de verantwoordelijkheden te verdelen creëer je voldoende draagvlak in de organisatie (iedereen is eigenaar) en kom je de audit beter door.

Onderhoud het managementsysteem

We kunnen er niet genoeg de nadruk op leggen: hou je documentatie door het jaar heen bij! Alleen op die manier blijf je up to date en kan er een duidelijke monitoring en evaluatie kan plaatsvinden. Maak bijvoorbeeld een jaarplanning, zodat je precies weet wat je wanneer gaat oppakken. Waar heb je wekelijks, elk kwartaal of jaarlijks mee te maken? Plannen maar!

Structureren van documenten

Zorg dat documenten goed worden beheerst. Weet welke documenten beschikbaar zijn en hou deze goed en nauwkeurig bij. Orden de documenten goed, niet alleen met een duidelijke mappenstructuur en documentnaam, maar zorg ook dat er geen dubbele versies van documenten rondzwerven.

Interne audit documentcontrole

Tip: voer de interne audit ‘documentcontrole’ uit. Dit kun je zien als de de generale repetitie vóór de externe audit. Neem deze interne audit serieus en toets het systeem conform de norm. Voer de interne audit in ieder geval 1x per jaar uit op de verplichte documentatie, bij voorkeur ruim (+/- 1 maand) voor de externe audit. Punt van aandacht: waarborging van onafhankelijkheid interne auditor.

Proces audits

Voer jaarlijks proces audits uit! Tijdens de audit zullen ook processen worden getoetst: het hele proces van aanvraag van een product/dienst tot het opleveren/eindproduct. Door processen regelmatig in de organisatie te toetsen pik je zelf de foutjes eruit en hoeft een auditor dit niet meer te doen. Let er wel op dat dit door een onafhankelijk persoon wordt uitgevoerd.

Directiebeoordeling

Gebruik de directiebeoordeling om je eigen systeem te evalueren op het functioneren. Kijk terug op afgelopen jaar met betrekking tot instrumenten, werkwijze en resultaten. Bepaal de nieuwe strategie, bepaal welke verbeteringen mogelijk zijn en bepaal welke ontwikkelingen of wijzigingen effect kunnen hebben op je organisatie.

Praktische voorbereiding audit

Je wilt dat de audit zo goed mogelijk geregeld is om goed voorbereid te zijn. Staat de audit ingepland? Heb je een audit plan ontvangen? Als het goed is weet je dan wie de auditor wil spreken en welke onderwerpen aan bod zullen komen. Een goede houvast voor je laatste voorbereidingen: informeer collega’s die geïnterviewd worden, bundel documenten, maak ruimte beschikbaar en zorg voor koffie en/of lunch.

Vertrouwen

Heb jij al deze punten opgepakt, ben je tot in de puntjes voorbereid? Dan is er geen reden tot paniek. Heb vertrouwen en straal dit uit.

De perfecte voorbereiding op een interne audit