Een kwaliteitshandboek; wat is het en wat heb je eraan?
ISO-normeringen (bijvoorbeeld ISO 9001:2015), een kwaliteitshandboek en het opstellen en onderhouden van een degelijk kwaliteitsmanagementsysteem zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Met het kwaliteitsmanagementsysteem bepaal je de gewenste werkwijze, leg je deze duidelijk en gestructureerd vast en zorg je dat de procedures en werkinstructies toegankelijk zijn voor de juiste personen in de organisatie. Op deze manier waarborg je de kwaliteit van de hele bedrijfsvoering. Een veelgehoorde hieraan gerelateerde term is het kwaliteitshandboek. Maar wat is dit nu eigenlijk?
Wat is een kwaliteitshandboek?
Een kwaliteitshandboek is een (tegenwoordig voornamelijk digitale) verzameling van alle opgestelde procedures, processen, checklists, onderzoeken, beoordelingen en werkinstructies ten behoeve van het kwaliteitsmanagementsysteem. Essentieel hierin is, dat alles duidelijk geformuleerd en voor iedereen toegankelijk is.
Draagvlak in de organisatie
Doel van het kwaliteitsmanagementsysteem is om het proces van continu verbeteren gaande te houden. Om dit te realiseren is het van groot belang, dat iedereen in de organisatie bijdraagt aan dit doel. Het verbeteren van de klanttevredenheid in dit perspectief, bijvoorbeeld, kan alleen gerealiseerd worden als ook iedereen volgens het afgesproken proces werkt.
Als alle werkprocessen goed en duidelijk beschreven zijn, zijn deze hierdoor vervolgens ook goed uitvoerbaar. Op deze manier weet je zeker dat het product of de dienst geleverd wordt tegen de van tevoren bepaalde voorwaarden (prijs, kwaliteit, levertijd).
Voorbeeld kwaliteitshandboek
Wil jij zien hoe zo’n kwaliteitshandboek er nu eigenlijk uitziet en hoe het is opgebouwd?
Download ons voorbeeld kwaliteitshandboek met inhoudsopgave
ISO 9001:2015 en het kwaliteitshandboek
Dikke pakken papier zijn tegenwoordig echt verleden tijd. In de nieuwe ISO 9001:2015 versie zijn formulieren en handboeken dan ook niet meer verplicht. De term ‘kwaliteitshandboek’ is eveneens verdwenen. Met alle moderne digitale systemen zijn er tal van andere manieren om het kwaliteitsmanagementsysteem goed te organiseren.
Vanuit ISO wordt er dan ook gestimuleerd om zelf na te denken over de inrichting ervan. Je mag zelf bepalen wat én hoe je het vastlegt. De norm verplicht wel om gedocumenteerde informatie te verschaffen die de organisatie nodig acht voor de doeltreffendheid van het kwaliteitsmanagementsysteem.
Uiteraard kun je ervoor kiezen om nog steeds een kwaliteitshandboek op te stellen. Bijvoorbeeld meer in de vorm van een digitaal alles-samenvattend document van jouw kwaliteitsmanagementsysteem.
My ISO Genius Software Tool om het kwaliteitsmanagementsysteem in te richten
Zoals hierboven beschreven, ben jij vrij in het inrichten van jouw kwaliteitsmanagementsysteem. De software tool van My ISO Genius is hiervoor een ideaal instrument. Alle medewerkers in je organisatie hebben eenvoudig toegang en middels een geautomatiseerd takensysteem zet je workflows moeiteloos in gang.
Heb jij nog geen kwaliteitsmanagementsysteem ingericht ten behoeve van ISO 9001? Dan legt de software tool jou per eis van de norm uit wat je concreet moet doen om hieraan te voldoen. De tool is dusdanig ingericht, dat het mogelijk is om dit helemaal zelfstandig zonder enige normkennis te doen. De uitleg is voor iedereen makkelijk te begrijpen en de structuur zorgt ervoor dat procesbeschrijvingen op ieder vlak gemakkelijk zijn te categoriseren.
Ook voor degenen die al een kwaliteitsmanagementsysteem hebben – of zelfs een papieren handboek – is de software van My ISO Genius een uiterst handige tool om dit verder te automatiseren en/ of digitaliseren. Dit ligt ook volledig in lijn met ISO 9001: 2015, waarin gestimuleerd wordt jouw kwaliteitsmanagement naar eigen inzicht in een modern systeem vast te leggen.
Geen tijd om zelf een kwaliteitsmanagementsysteem aan te leggen? Of zoek jij hierbij ondersteuning?
Bekijk hier de mogelijkheden.
