De PDCA Cyclus (Plan-Do-Check-Act) in relatie tot de ISO 9001 normvereisten
De Plan-Do-Check-Act circle, ofwel de PDCA cyclus, is een methode om continue verbetering in een organisatie te sturen. Niet verwonderlijk dan ook dat deze PDCA cyclus in veel ISO normen voorbij komt. Het cyclische karakter van het model, zorgt dat kwaliteitsverbetering continu onder de aandacht is. Hierdoor zijn de producten en diensten die je aanbiedt van hogere kwaliteit, hetgeen weer resulteert in een hogere klanttevredenheid.
De PDCA cyclus: geschiedenis
De PDCA cyclus staat ook wel bekend als the Deming Circle. Deze is ontwikkeld door de Amerikaanse statisticus William Deming (1900-1993) en is hét model voor continue verbetering. We zeggen hier wel ‘ontwikkeld’, maar feitelijk was de Deming Circle een verbeterde versie van de Shewart Cyclus, gepubliceerd in 1939 door dr. Walter A. Shewart. Deze cyclus bestond uit 3 stappen:
- Specificatie;
- Productie;
- Inspectie.
Shewart poogde met deze stappen bedrijvigheid te koppelen aan wetenschap. Specificatie, productie en inspectie komen in dit perspectief overheen met het opstellen van een hypothese, het uitvoeren van een experiment en het testen van de hypothese. Deming zette de Shewart cyclus om naar een meer praktische benadering en voegde er een stap aan toe. Daardoor werd de cyclus als volgt:
- Ontwerp;
- Productie;
- Verkoop;
- Herontwerp gedreven door marktonderzoek.
Deze methodiek heeft een flink aandeel gehad in het wederopbouwen van de Japanse economie na de Tweede Wereldoorlog. Deming richtte zich tijdens een seminar in Japan specifiek op chief executives met de boodschap: verbetering van kwaliteit leidt tot vermindering van de uitgaven en tot een vermeerdering van productiviteit en marktaandeel. Producenten begonnen zijn technieken toe te passen, hetgeen leidde tot een nieuwe en internationale vraag naar Japanse producten. En is de Japanse economie nu niet een van de meest efficiënte economieën die we kennen? Deming wist waar hij het over had! Met zijn PDCA cyclus heeft hij de basis gelegd voor Lean werken.
De 4 stappen tegenwoordig
De PDCA cyclus zoals wij die nu kennen bestaat nog steeds uit 4 stappen:
1. Plan: in deze stap bepaal je het beleid op basis van kansen, risico’s en stel je doelstellingen vast. Formuleer je doelstellingen SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) en houd daarbij rekening met de belangen van verschillende stakeholders;
2. Do: deze stap draait om het nemen van organisatorische en technische maatregelen om doelstellingen te behalen;
3. Check: in deze stap check jij je acties. Je monitort wat de voortgang is op de doelstellingen en evalueert de verschillen tussen de daadwerkelijke resultaten en de resultaten die de organisatie voor ogen had;
4. Act: in deze stap stel je de resultaten bij op basis van gegevens verkregen uit monitoring. Je past waar nodig het beleid aan en je stelt nieuwe doelstellingen vast.
Deze cyclus herhaal je continu om zo voor borging zorg te dragen.
PDCA en ISO 9001
De PDCA cyclus vind je heel duidelijk terug in de ISO 9001 normvereisten. De cyclus zit verweven in de structuur van de norm. Het voordeel van het volgen van de PDCA cyclus is dat je hierdoor automatisch de continue verbetering bewerkstelligd. Je verbetert stap voor stap je werk, de prestaties en de organisatie zelf. Het uiteindelijke doel van de PDCA cyclus is ervoor te zorgen dat iedereen binnen een organisatie continu bezig is met verbeteren. Door kwaliteit te verbeteren verminder je de uitgaven, terwijl productiviteit vermeerderd. Precies zoals Deming in 1950 in Japan al zei. En hoe goed klinkt dat?
Veelgemaakte fouten
Een veelgemaakte fout bij het toepassen van een PDCA cyclus is bijvoorbeeld dat men de plan en do stap keurig uitvoert maar de rest erbij in laat schieten. Vol enthousiasme maakt men plannen en vol overgave stelt men actiepunten op. En daarna……blijft het stil. Resultaten worden niet geëvalueerd waardoor er ook niets valt bij te sturen. De stappen check en act worden overgeslagen, terwijl het juist van het grootste belang is om de resultaten te evalueren, bij te sturen en daarna weer met de eerste stap te starten.
Blijf dus goed opletten en zorg ervoor dat alle stappen van de PDCA cyclus gevolgd en afgerond worden voor je weer met stap 1 begint. Alleen zo ben je bezig met continue verbetering! Ben je bang dat je toch een stap vergeet? Met de handige software tool van My ISO Genius weet je zeker dat je geen stap mist van de PDCA cyclus en daarmee je ISO 9001 norm. Dankzij het geautomatiseerde takensysteem weet jij zeker dat je ieder jaar weer elke stap van de cyclus doorloopt.
PDCA cyclus in jouw bedrijf
My ISO Genius
software tool
‘Door geautomatiseerd takensysteem dé ideale tool om de PDCA cyclus na te leven’
Nieuwsgierig geworden?
Heb jij vragen over bovenstaand artikel? Neem gerust contact met ons op!
Wil jij zelf aan de slag met het integreren van de PDCA cyclus in jouw managementsysteem? Of met het implementeren van de ISO 9001 norm en weet je nog niet hoe je het aan moet pakken? Vraag een gratis en vrijblijvend adviesgesprek aan!
