Wat te doen bij een major afwijking

Tijdens de externe audit wordt door de certificerende instantie een kritische afwijking gevonden met betrekking tot een van de normeisen. Wat nu?

 

In de eerste plaats: er is geen reden voor paniek! Zie een afwijking als cadeau en niet als kritiek, je raakt er ook zeker niet direct je certificaat mee kwijt. Het geeft je de mogelijkheid om te leren waar dit probleem vandaan komt en om de zwakke plek uit je systeem te verwijderen. Een dergelijke afwijking (een major non-conformity) staat het behalen of verlengen van een certificaat in de weg. Maar dit is een probleem van tijdelijke aard…mits juist aangepakt. De afwijking moet wel binnen de door de certificerende instantie gedefinieerde tijd opgelost en getoetst zijn. Meestal is dit een termijn van 3 maanden.

Oorzaakanalyse

Stap één is de oorzaakanalyse. Hiermee wordt de daadwerkelijke oorzaak blootgelegd. Zorg dat je niet alleen bij directe oorzaken blijft hangen maar ga ook op zoek gaat basis oorzaken (fouten in procedures, aansturing, werkwijze etc.). Een veel gebruikte methode is de 5 x why (5 keer waarom).

Correctieve actie

Wanneer de oorzaak bekend is, kan stap twee gezet worden: de correctieve actie. Op dat moment wordt de daadwerkelijke afwijking opgelost (op basis van directe oorzaken) maar ook voorkomen dat het in de toekomst nogmaals plaatsvindt (op basis van basis oorzaken).

 

Over de oorzaak analyse en genomen maatregelen zul je rapport moeten uitbrengen aan de auditor voor dat de laatste stap in kan gaan. Bij een major afwijking moet de effectiviteit van de corrigerende maatregelen altijd getoetst worden door de auditor die de afwijking heeft vastgesteld. Het kan zijn dat de auditor hiervoor terug op locatie wilt komen.

(Her)certificering

Zodra de auditor het rapport heeft goedgekeurd zal de afwijking worden gesloten en kan er over worden gegaan tot (her)certificering.

Diverse people business meeting shoot